El auditor según la norma OHSAS 18001:2007

Norma OHSAS 18001

OHSAS 18001 es una norma auditable. La definición de auditor aparece en la norma ISO 19011:2002 descrita como la “persona con la competencia (atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades) para llevar a cabo una auditoría”.

Hay que diferenciar entre auditorías internas y externas de OHSAS-18001, teniendo por tanto:

• Auditores externos, son los auditores que no pertenecen a la empresa del auditado. Nos referimos a entidades o a individuos que son contratados por el cliente para que realicen una auditoría en su propia organización, o bien en la entidad de uno de sus subcontratistas o proveedores en representación suya.
• Auditores internos, son los auditores que pertenecen al personal interno de la empresa auditada. Se trata de empleados que, independientemente de las funciones que desarrollan en su organización, asumen el cargo de auditores internos respecto de aquellas áreas, funciones y departamentos en los que no tienen responsabilidad alguna.

Para seleccionar un equipo auditor se deberá asegurar que el equipo elegido cuente con todas las competencias incluyendo:

• Conocimientos generales sobre el desarrollo de auditorías.
• Habilidades en el esquema de seguridad y salud laboral, OHSAS 18001.
• Competencia para entender los procedimientos específicos relacionados (capacidad técnica).
• Saber identificar y entender los requerimientos legales y reglamentarios relacionados con las instalaciones y actividades de la empresa.

También es importante tener en cuenta las siguientes aptitudes:

• Imparcialidad e independencia.
• Desarrollo profesional.
• Formación necesaria.
• Capacidad de trabajo en equipo.
• Aceptación por parte del auditado.
• Disponibilidad.
• Conocimiento del lenguaje de la auditoría.
• Cuestiones culturales.

Las responsabilidades y funciones del auditor del Sistema de Gestión de SST OHSAS18001 son las siguientes:

• Cumplir con los requisitos de la auditoría y realizar la gestión de ésta según los procedimientos del cliente y al plan de auditoría acordados.
• Trabajar dentro de las tareas asignadas y del marco del alcance de la auditoría.
• Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría, así como a los auditados.
• Ayudar a entender los requisitos de OHSAS 18001 como Sistema de Gestión de la SST u otros documentos que determinen los criterios de auditoría.
• Planificar y desempeñar de manera eficiente y eficaz las responsabilidades asignadas.
• Recopilar y analizar las evidencias necesarias para valorar el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001 (SST) con los criterios de auditoría.
• Inspeccionar las observaciones de la auditoría.
• Estar atento en todas aquellas situaciones donde la evaluación del cumplimiento requiera mayor análisis.
• Comunicar los resultados de las observaciones de la auditoría tanto de forma oral como escrita.
• Comprobar la eficiencia de las operaciones de corrección desarrolladas como consecuencia de la auditoría, siempre que sean necesarias.
• Ayudar y cooperar con el auditor líder.
• Mantener la documentación necesaria de la auditoria.
• Conservar la confidencialidad.
• Actuar de modo ético.

Responsabilidades adicionales del auditor líder (líder del equipo auditor)

El auditor líder OHSAS 18001 es el responsable de todos los procesos de la auditoria y debe comprobar que todos los objetivos de la auditoria se han llevado a cabo. Asimismo, es el encargado de gestionar toda la auditoria y, por esta razón, tiene que contar con la competencia de liderazgo y gestión. Es el responsable de las decisiones finales en relación al desarrollo de la auditoría y la distribución y categorización de los hallazgos al tiempo que proporcionará las recomendaciones finales.

Por lo tanto, las responsabilidades adicionales del auditor líder incluyen:

• Reunir toda la información destacable requerida para llevar a cabo la auditoria.
• Trabajar en la selección de componentes del equipo auditor.
• Preparar el plan de auditoría y asignar las tareas a cada miembro del equipo.
• Comprobar que todos los documentos del trabajo requerido están preparados.
• Revisar que los documentos del Sistema de Gestión son los acordes.
• Representar al equipo auditor ante el cliente que va a ser auditado.
• Presidir las reuniones de apertura y cierre.
• Asegurar que el proceso de auditoría se desarrolla según lo previsto, incluyendo la necesidad de incluir nuevas personas en el equipo si fuera necesario.
• Asegurar que el equipo auditor realiza reuniones organizadas y coordinadas regularmente.
• Garantizar que se comunica con claridad los resultados de las auditorías y de sus conclusiones (incluyendo aquellos hallazgos de una no conformidad crítica).
• Presentación del informe final de la auditoría.

El perfil ideal del auditor

Entre ellas, destacamos las siguientes:

• Paciente.
• Analítico.
• Diplomático.
• Honesto.
• Formado.
• Autocrítico.
• Dialogante.

A los auditores de OHSAS 18001, se les pueden sumar otros colaboradores, tales como: auditores en prácticas, traductores e intérpretes, o incluso, observadores. Estos últimos suelen ser:

• Personas de la misma organización auditada que han manifestado su deseo de participar en la auditoría para su formación personal y profesional.
• Personas representantes de algún comprador.
• Personal de la entidad auditora cuya intención es evaluar al auditor con vistas a su registro y cualificación.

Estos observadores deben mantenerse imparciales en cuanto al desarrollo de la auditoría y no interferir en su ejecución. Su presencia debe estar autorizada por la dirección de la organización auditada.

Evaluación de las características del auditor

Esta evaluación se hace efectiva mediante una serie de parámetros que engloban las aptitudes profesionales (cultura, bases técnicas, formación específica y experiencia previas), aptitudes intelectuales (comprensión, memoria, intuición, capacidad de juicio, sentido de la organización y detección de errores), comportamiento social (honestidad, autocrítica, sentido de la responsabilidad, discreción firmeza, entereza, disciplina, carácter, espíritu de equipo, iniciativa, decisión, sociabilidad, espíritu de progreso y formación) y aptitudes físicas (salud, presencia, dinamismo y resistencia).

Bases fundamentales del auditor para el éxito de una auditoría

Para realizar correctamente una auditoría del Sistema de Gestión de la SST OHSAS-18001, el auditor ha de tener en cuenta una serie de premisas que deben ser seguidas durante la ejecución de la misma:

• Preparación:

  La calidad de la preparación determina la calidad de la auditoría:

  • Analizar la documentación.
  • Preparar las listas de comprobación.
  • Estar formado.

• Saber expresarse:

Para que entiendan sus preguntas, razonamientos y opiniones.

• Saber escuchar:
  • Saber pensar y callarse en nuestra opinión y en nuestra respuesta.
  • Ser conscientes de nuestras actitudes, comportamientos e influencia.

• Saber hacer hablar:

Para poder profundizar, reenfocar y detallar los temas de interés.

Software para OHSAS 18001

Para preparar la auditoría del Sistema de Gestión de la SST OHSAS18001 y facilitar la aprobación de la misma existen herramientas, como el Software ISOTools que automatizan este y otros sistemas de gestión. La automatización permite una gestión más eficaz y eficiente.