¿Qué información se debe documentar según OHSAS 18001?

OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 requiere de poca información dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que debe ser documentada, y ningún procedimiento requiere que sea documentado. Existen un par de documentos como puede ser la política, los planes y los registros que deben encontrarse por escrito, como nos dice la norma expresamente. Entonces nos podemos preguntar cuáles son los procedimientos establecidos por la norma OHSAS 18001 que se deben documentar en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Requisitos obligatorios

La parte más fácil será la de identificar y generar los documentos requeridos explícitamente por la norma OHSAS 18001. Los requisitos que se deben facilitar son para conocer que su organización cumple con la legislación y que ha realizado la identificación de peligros, evaluar y capacitar a las personas que forman parte del sistema, además de registrar las no conformidades, las acciones correctivas y preventivas, las auditorías internas y externas, además de la revisión por la dirección.

El requisito 4.4.4 de la norma OHSAS 18001 nos especifica que existe la necesidad de que los documentos, en los que se incluyen los registros determinados por la empresa son necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, la operación y el control de los procesos que se relacionan con los riesgos.

La intención que presenta dicho requisito es para que la empresa pueda evaluar si los lugares de trabajo no presentan riegos para la salud y la seguridad de los trabajadores, además se debe contar con un método documentado que controles todas las actividades que se realizan. Cuando la empresa identifica dichos documentos, según sea necesario, se convierte en parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo tanto es obligatorio. En lugar de documentar todas las actividades dentro de los lugares de trabajo, los procedimientos o las instrucciones de trabajo deben centrarse en facilitar información sobre todas las actividades que realizan de forma segura.

¿Qué criterios se aplican?

Cuando decidimos que documentar y que excluir de la documentación, lo mejor es ser pragmático y práctico. Uno de los principales criterios principales será la habilidad y la experiencia de los trabajadores. Si los trabajadores se encuentran familiarizados con las prácticas de seguridad en el trabajo y cuentan con la conciencia suficiente en temas de seguridad y salud laboral, no será necesario que se documenten todas las instrucciones de seguridad laboral.

Lo siguiente más importante es identificar todas las actividades que se realizan en los procesos y que pueden salir, además de los hábitos que siguen los trabajadores y que pueden generar lesiones enfocando la documentación sobre esto.

Los instructivos de trabajo y los procedimientos en materia de seguridad y salud laboral tienen que ser claros y cortos. De esta forma, todos los trabajadores se encuentran involucrados en los lugares de trabajo, ya que pueden entenderse un entendimiento común para lo que necesita asegurarse que los lugares de trabajo cuenten con importante riesgos, por lo que no será necesario establecer un procedimiento para los controles operacionales.

Podemos poner el siguiente ejemplo, usted tiene un lugar de trabajo que requiere de realizar trabajos a elevada altura, por lo que se necesita utilizar ciertos EPIs, si en su lugar de trabajo se encuentran los instrumentos necesarios será mucho menos probable que tenga un accidente.

Una muy buena regla que se puede seguir para documentar un procedimiento cuando hay una alta probabilidad de que existan errores que cuando no se encuentra documentado. Es aplicable a todos los procedimientos utilizados para la planificación de la respuesta durante una emergencia. Los procedimientos pueden ser fundamentales para garantizar que todo el mundo sabe que puede responder, el tipo de formación que es requiere y  lo que otros deben hacer cuando se produce la emergencia, incluso si esto se acaba quedando fuera del camino de los servicios de emergencia.

Otro momento de considerar la documentación de un procedimiento cuando se quiere garantizar los criterios de revisión y la salida evaluados son coherentes en toda la empresa. Si usted no necesita tener un procedimiento sobre cómo identificar y evaluar todos los riesgos, pero debe realizar una evaluación documentada, además de una lista de lugares de trabajo con tengan significancia de riesgos y los requisitos legales en la mayoría de los países.

Los procesos de la Seguridad y Salud en el Trabajo son documentados e incluyen:

• Cómo controlar los documentos y registros del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Cómo realizar las actividades que generan importante riesgos.
• Tener planes de emergencia y cómo ser ejecutados en caso de emergencia identificada.
• No conformidad, acción correctiva y acción preventiva que se realiza.
• Como se realizar la auditoría interna.
• Como se realiza una revisión de la gestión

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