Sistema de gestión CAE

Desde hace un tiempo, todas las organizaciones se han encontrado en su día a día con la Coordinación de Actividades Empresariales, por lo que se ven casi obligadas a implementar un Sistema de Gestión CAE. Se ha convertido en burocracia “obligada” bajo el paraguas legal y que surge con buena intención para dar sentido al artículo 24 de la ley de prevención de riesgos laborales, llevando a cabo el Real Decreto 171/2004 sobre Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).

La finalidad que persigue el sistema de gestión CAE es exponer los motivos necesarios para realizar la declaración de intenciones. Resulta necesario adecuar el equilibrio entre la seguridad y la salud de los empleados y, la flexibilidad en la aplicación por las organizaciones que incide en la reducción de los indeseados índices de siniestralidad. Todo lo que se refleja en la legislación vigente se ha generado alrededor de CAE, por este motivo se prima en la gestión del papeleo, pero en la mayoría de los casos queda en un simple traspaso documental y no se tiene en cuenta la protección efectiva de los empleados. Resulta imprescindible informar de los nuevos riesgos a los que pueden estar sometidos los trabajadores.

Un sistema de gestión #CAE equilibra la seguridad y la salud de los empleados y, la flexibilidad en la aplicación por las organizaciones.
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Con todo esto podemos pensar que por contar con mayor número de documentos tendremos menos responsabilidad. Normalmente las organizaciones piden un gran número de documentación a las contratas, de esta forma se desechan los que no son efectivos y se mantienen lo que servirán para realizar coordinación de actividades. Las empresas piensan que al pedir muchos papeles nos podemos quedar tranquilos, pero eso es un error, ya que lo único que conseguimos es centrarnos en unas comunicaciones que no suelen llegar al empleado afectado y que supone una carga de trabajo para la persona responsable del sistema de gestión CAE.

Muchas veces se piensa que las contratas son enemigos, y realizamos una labor de investigación sobre ellos antes de realizar la cooperación. Esto se puede resumir en que la contrata puede tener toda la documentación al día pero que sus trabajadores no se encuentren correctamente enterados de lo que deben realizar y, sobre todo, como hacer de forma segura.

Otro de los factores que influyen es la administración, puede ser por falta de asesoramiento efectivo en la implantación del Real Decreto a organizaciones o el asesoramiento en la interpretación de los criterios de sistema de gestión CAE por parte de la Inspección del Trabajo. La inspección de trabajo tiene que velar por el cumplimiento de la legislación vigente, pero, en ocasiones, la dificultad de poder empatizar con el día a día de las organizaciones.

La importancia de contar con un Sistema de SST

Las organizaciones pueden tener miedo a una posible sanción o incluso a imputaciones legales, en lugar de intentar demostrar la eficiencia de otros métodos al inspector, por este motivo las empresas creen que se están cubriendo las espaldas al contar con muchos documentos.

El objetivo que persigue un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es proveer de una herramienta que permita a una empresa proporcionar condiciones de trabajo seguras y saludables para la prevención de los daños y deterioro de la salud relacionados con el trabajo y mejorar de forma proactiva del desempeño en esta materia.

Implementar con éxito la norma ISO 45001 puede servir para que una empresa garantice a los trabajadores y a otras partes interesadas que cuente con un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de forma eficiente.

La decisión de una empresa para disponer de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo tiene que estar basado en un análisis previo de aspectos, organizaciones y empresariales, que van a condicionar el éxito y eficiencia del sistema tras su implementación.

Nos encontramos con muchas organizaciones que no cumplen con los requisitos legales o lo hacen a medias utilizando sistemas rudimentarios como una hoja de cálculo, una pequeña base de datos, en formato papel, etc. Otras organizaciones solicitan documentación cuando contratan por primera vez un proveedor, pero no llevan a cabo ningún seguimiento exhaustivo, etc.

Cuando se establece una entrevista con el responsable del sistema de gestión CAE, puedes encontrar que la actividad les ha tocado gestionarla sin haber llevado a cabo un análisis del tiempo de gestión que conlleva que se aborde este trabajo, sobre todo si no se cuenta con un software que nos ayude a gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales.

No disponer de un análisis previo, y dedicar poco tiempo a la gestión del CAE, provoca que sea muy complicado hacer entender a tus responsables la necesidad de que se implemente un proyecto para gestionar el CAE. A todo esto, se une el desconocimiento por parte de algunos empresarios de sus deberes y los riesgos que asumen al externalizar actividades, junto a todas las limitaciones que tienen las organizaciones a la hora de destinar recursos a la prevención de riesgos laborales.

Software ISOTools para Coordinación de Actividades Empresariales

La solución tecnológica más completa para llevar a cabo una correcta coordinación de actividades empresariales.

La Plataforma Tecnológica ISOTools ofrece una herramienta ajustada a sus necesidades, que le permitirá automatizar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Dentro del módulo SG-SST encontramos la app Coordinación de Actividad Empresariales con las que poder gestionarlo de manera sencilla.

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Coordinación de Actividades Empresariales

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es un canal de comunicación común para empresarios, gratuito, organizado, accesible, universal y útil. Esta puesto a disposición de los empresarios para ayudarlos en la gestión de prevención de riesgos laborales cuando concurran con otros empresarios en un centro de trabajo.

Objetivos

Los objetivos que persigue la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) para la prevención de riesgos laborales son:

• Mejorar el cumplimiento de las obligaciones en cuanto a la coordinación empresarial y prevención de riesgos laborales.
• Ayuda a mejorar la gestión empresarial, sobre todo en lo referente a la prevención de riesgos laborales.
• Facilita la aplicación coherente y responsable de los principios de acción preventiva que se han establecido por la ley de prevención de riesgos laborales.

Si la gestión de la seguridad y la salud se traduce en la obligación del cumplimiento legal, es necesario tener dicho papel si no quieres obtener una sanción. Como todo en la vida, en demasiadas ocasiones, tendemos a simplificar la problemática y complicar en exceso la solución.

Cuando todo está en marcha resulta muy complicado realizar cambios y simplificar, es decir, se debe ir hasta el origen y volver siguiendo nuestros propios pasos, aunque esto puede resultar mucho más complejo.

Cuando hablamos de coordinación de actividades empresariales, nos inclinamos a pensar en un intercambio de información sin tener en cuenta el principal fin de este objetivo y se nos olvida con mucha facilidad que el hecho de contratar un servicio con otra organización, implica 3 principios básicos:

• Homologación previa: se realiza para asegurar que las organizaciones y los trabajadores que entran en nuestra empresa se encuentran capacitados para realizar las actividades que deben realizar.
• Evaluación y coordinación: la actividad que deben realizar supone riegos adicionales o de consideración para los trabajadores, por lo que se deben poner los medios para evitar o minimizar los riesgos.
• Vigilancia: es necesario velar por el correcto desarrollo de la actividad que se realiza, en el que se utilizan los medios propios y ajenos adecuados e integrando los procesos.

Se debe tener en cuenta la dimensión preventiva antes y durante la prestación del servicio. Es necesario integrar los procesos de adquisición de los servicios, criterios y protocolos de evaluación, homologación, coordinación y vigilancia. Se traduce en integrar los requisitos legales en nuestros procesos. Las organizaciones tienden cada día más a externalizar sus procesos.

La manera de coordinar no tiene por qué ser la misma ni en todas las empresas ni realizarse de la misma manera. Entonces, ¿para que se utiliza el intercambio de documentación? El principal objetivo que se persigue con el intercambio de información es llevar a cabo una homologación previa y disponer de todos los datos necesarios para realizar una evaluación de riesgos conjunta entre la organización y el trabajador contratado. Además de cumplir con la legislación se debe realizar un listado no exhaustivo de medios de coordinación de actividades empresariales.

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es un canal de comunicación común
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¿Por qué realizamos la coordinación de actividades empresariales? ¿Con quién? ¿Cuándo? En este momento es donde surgen las mayores dudas, ya que no se puede realizar una coordinación exclusiva amparándose en el intercambio de información. Además, se complica todo mucho más cuando se mezcla la prevención con el cumplimiento administrativo-laboral, la normativa interna de la organización, etc.

Por este motivo cuando se mezclan los conceptos se pueden crear enemigos y pegas por todos lados: la legislación, la inspección de trabajo, los contratistas, la plataforma de coordinación de actividades empresariales, etc.

La legislación preventiva es muy amplia. Cometemos el error de llegar a conclusiones demasiado purista que nos paralizan en lugar de ayudarnos. Las sanciones, a diestro y siniestro, porque en muchas ocasiones da igual lo bien que lo hagas, si quieren encontrarán algo por lo que sancionarte.

La responsabilidad subsidiaria y solidaria mezcla aspectos preventivos. Se mezclan los aspectos sociales con los preventivos, las organizaciones titulares están realizando su trabajo, pero esta parte le corresponde a la inspección de trabajo.

Puede ser que nos encontremos con una empresa pirata, es decir, que cumple de mala forma con la prevención. La formación de los empleados se realiza un día antes, el trabajador ha sido contratado el día de antes, tienen deudas con la seguridad social o sus trabajadores, etc.

Puede que alguna empresa disponga de un software de coordinación de actividades empresariales que facilita el intercambio de información, y los técnicos pueden comprobar la documentación de forma ordenada. Es mucho mejor que enviar un correo con documentación adjunta.

Software para coordinación de actividades empresariales

La Plataforma Tecnológica ISOTools permanece atenta a las modificaciones que puedan ir apareciendo en el desarrollo de elaboración de la nueva norma ISO 45001 para poder ofrecer una herramienta ajustada a sus necesidades y automatizar, implementar y mantener el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Dentro del módulo SG-SST encontramos la app Coordinación de Actividad Empresariales con las que poder gestionarlo de manera sencilla.

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