La seguridad en el entorno laboral es una preocupación constante para empleadores y empleados por igual. La prevención de riesgos laborales es un aspecto fundamental para garantizar la salud y el bienestar de los trabajadores. A menudo, se subestima el poder de la comunicación efectiva en la prevención de accidentes y problemas en el lugar de trabajo. La expresión oral y escrita puede desempeñar un papel crucial en la prevención de riesgos laborales. En este artículo, exploraremos las claves para que la comunicación sea un factor que afiance la seguridad en el trabajo.

Comunicación Clara: La Clave para la Prevención de riesgos laborales

Una comunicación clara es esencial para evitar malentendidos que puedan dar lugar a accidentes laborales. Los empleadores deben garantizar que las instrucciones y las políticas de seguridad se comuniquen de manera efectiva a los empleados. Esto implica utilizar un lenguaje claro y comprensible, evitando jergas o tecnicismos que puedan confundir a los trabajadores. Además, se deben fomentar canales abiertos de comunicación donde los empleados se sientan seguros para expresar preocupaciones y hacer preguntas relacionadas con la seguridad en el trabajo.

La Importancia de la Documentación

La expresión escrita juega un papel crucial en la prevención de riesgos laborales. La documentación detallada de las políticas de seguridad, los procedimientos y los protocolos es esencial. Los manuales de seguridad y las guías escritas proporcionan un recurso tangible al que los empleados pueden referirse en caso de duda. Además, la documentación escrita facilita la consistencia en la aplicación de las políticas de seguridad en toda la organización, reduciendo así la probabilidad de accidentes debido a interpretaciones erróneas.

Formación y Sensibilización sobre los riesgos laborales

La comunicación oral desempeña un papel vital en la formación y la sensibilización sobre temas de seguridad. Los empleadores deben llevar a cabo sesiones de formación regulares donde se expliquen los procedimientos de seguridad y se destaquen los posibles peligros en el lugar de trabajo. La expresión oral efectiva durante estas sesiones puede captar la atención de los empleados, hacer que la información sea más accesible y aumentar la retención del conocimiento.

Promover una Cultura de Seguridad

La comunicación oral y escrita también puede ser instrumental para promover una cultura de seguridad en el lugar de trabajo. Los mensajes claros sobre la importancia de la seguridad deben ser comunicados regularmente a través de reuniones, correos electrónicos, carteles y otros medios. Fomentar una cultura en la que los empleados se sientan responsables de su propia seguridad y de la seguridad de sus colegas puede tener un impacto significativo en la prevención de riesgos laborales.

Evaluación y Retroalimentación Continua para prevenir riesgos laborales

La comunicación oral y escrita no se trata solo de transmitir información, sino también de recibir retroalimentación. Los empleados deben sentirse libres para informar sobre cualquier problema de seguridad que identifiquen y sus sugerencias deben ser valoradas. Las empresas pueden establecer canales específicos para recibir comentarios de los empleados, lo que fomenta un ambiente abierto donde las preocupaciones de seguridad pueden abordarse de manera efectiva.

HSETools como herramienta para prevenir riesgos laborales

La prevención de riesgos laborales es un esfuerzo conjunto que implica la participación activa tanto de empleadores como de empleados. La comunicación oral y escrita efectiva no solo facilita la comprensión de las políticas de seguridad, sino que también promueve una cultura en la que la seguridad es una prioridad. Al invertir en una comunicación clara y precisa, las organizaciones pueden reducir significativamente la probabilidad de accidentes y crear un entorno laboral seguro y productivo para todos. Con el Software HSETools puedes conseguir resultados excelentes para tu empresa. Será tu herramienta perfecta para evitar posibles riesgos laborales en tu empresa, mientras se fomenta un ambiente de trabajo seguro.

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OHSAS18001

OHSAS 18001 es una norma que repara en la Seguridad y Salud de los Trabajadores, por tanto es un estándar cuyo protagonismo está ligado a ellos.

En todo proceso relacionado con la prevención de riesgos laborales es esencial que exista una consulta y participación de los trabajadores.

Para ello OHSAS 18001 incluye un capítulo denominado comunicación, participación y consulta.

Por un lado, la organización deberá establecer, implementar y mantener procedimientos relacionados con sus peligros para la SST y con su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo orientados a:

• La comunicación interna entre distintos niveles y funciones de la organización.
• La comunicación con contratistas y visitantes.
• Recibir, documentar y responder a las comunicaciones que puedan surgir de las partes interesadas.

Por otro lado, para que la participación y consulta de los trabajadores en relación al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 sea efectiva se deberá establecer, implementar y mantener procedimientos para:

• Que dicha participación implique su:
  • Apropiada involucración en procesos como la identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles.
  • Participación en investigación de incidentes.
  • Involucración en procesos de desarrollo y revisión de políticas y objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Consulta cuando exista un cambio que afecte a su Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Representación en temas ligados a la Seguridad y Salud Ocupacional.
• La consulta con contratistas cuando se produzcan cambios que puedan afectar a su SST.

La comunicación interna asegura que todos los empleados de todos los niveles y funciones conozcan y comprendan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS18001, conozcan los riesgos sobre seguridad y salud, los objetivos del sistema y contribuyan a cumplir la política de SST y la mejora continua.

Este tipo de comunicación se puede hacer por medio de:

• Tablón de anuncios.

El tablón de anuncios contendrá información de interés sobre la Seguridad y Salud Ocupacional y sobre el sector. Servirá también para exhibir la política y los objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como cualquier comunicado de interés general.

• Entrega de documentación e información relativa a Seguridad y Salud de los Trabajadores.

En los casos que sean oportunos, el responsable de la SST solicitará la firma de los empleados ante la entrega de cualquier tipo de documentación o información que sea relevante.

• Reuniones y charlas.

Estas reuniones y charlas serán impartidas por el responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001. Se convocará a toda persona que se estime oportuno. Las reuniones pueden ser generales o por departamentos.

• Sugerencias.

Cualquier miembro de la organización tiene la libertad para realizar cualquier sugerencia que crea acertada. Las sugerencias pueden ser resueltas por el responsable más directo o, si es necesario se trasladarán a sus superiores.

Por su parte, la comunicación a los contratistas se debe llevar a cabo según el trabajo que se vaya a desempeñar, se debe comunicar también los riesgos inherentes a su lugar de trabajo y el plan de emergencia antes de que realicen cualquier trabajo en nuestras instalaciones.

Esta información se debe aportar con el pedido del trabajo y debe aparecer firmado como prueba de la aceptación y conocimiento de los riesgos. Así como la organización debe facilitarle esta información al contratista, el contratista debe proporcionarle a la organización información sobre los riesgos inherentes a la actividad que se dispone a realizar en sus instalaciones.

Los visitantes recibirán las comunicaciones mediante los tablones de anuncios y otras señalizaciones de emergencia que estarán ubicadas en las instalaciones de la organización.

Finalmente, será necesario también atender a la comunicación externa relevante para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud del Trabajo OHSAS 18001.

Consideraremos comunicación externa a toda la ligada a aquella información que se facilita a personas que no pertenecen a la propia organización. Este tipo de información puede proceder de clientes, accionistas, proveedores, organismos públicos…

Si cualquier parte interesada externa requiere información sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001 de la organización, el responsable de mismo tomará la oportuna resolución.

Un posible esquema de responsabilidades en cuanto a la comunicación, participación y consulta puede ser:

• Responsable de la Seguridad y Salud del Trabajo:
  • Convocar reuniones.
  • Recoger, documentar y responder a cualquier comunicación externa e interna.
• Gerencia:
  • Establecer autoridades con la asignación de responsabilidades.
  • Definir circuitos de comunicación.
• Responsable de cada departamento:
  • Dar respuesta a las sugerencias que los empleados establezcan.
• Resto del personal:
  • Respetar los circuitos de comunicación establecidos para la operatividad de cada uno de los procedimientos.
  • Comunicar cualquier sugerencia que se dé sobre la Seguridad y Salud de los Trabajadores.

Software para OHSAS 18001

La comunicación quizás sea más efectiva si se utilizan herramientas como el Software ISOTools. Este software cuenta con una aplicación llamada comunicación interna que nos garantiza que la información que queremos transmitir llega a todos las personas involucradas. Esta y otras aplicaciones del Software ISOTools posibilitan la automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001.

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OHSAS 18001

OHSAS 18001 conforma un Sistema de Gestión de la SST en el que los procesos de comunicación y consulta tienen una finalidad fundamental para la organización. Mediante estos procesos se busca fomentar la participación activa de todos los miembros de la organización en las buenas prácticas de la SST y el apoyo a la política de seguridad y los objetivos de SST.

Los procesos de comunicación son esenciales en la organización, mantienen el flujo de información en todos los niveles de la misma, ya sean flujos horizontales, verticales o laterales.

La consulta, por su lado, es el mecanismo por el que se permite el debate, entre la dirección y otras personas de la organización, para considerar conjuntamente cuestiones relativas a la Seguridad y Salud en el Trabajo. El intercambio de visiones e información que esto supone hace que se encuentren soluciones perfectas a los problemas de la organización en esta materia.

La participación, dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001, es un proceso esencial por el que trabajadores y cualquier persona afectada por las actividades laborales pueden desarrollar y revisar continuamente las prácticas de Seguridad y Salud Ocupacional e incluso su gestión.

Los procesos de participación, comunicación y consulta permiten:

• Sistematizar todos los canales de comunicación externos.
• Fomentar la participación e implantación en los trabajadores de una mentalidad preventiva acompañada de actitudes y buenas prácticas.
• Integrar la participación en todos los niveles de la organización, ya sea interna o externamente, como por ejemplo en el caso de los subcontratistas.

Comunicación

Respecto a la comunicación, OHSAS18001 requiere que se desarrollen, implementen y mantengan procedimientos para:

• Ejecutar una correcta comunicación interna entre todos los niveles y funciones de una organización.
• Comunicarse con los contratistas y cualquier visitante que acceda a las instalaciones de trabajo.
• Recibir, documentar y responder a las comunicaciones de las partes interesadas pertinentes.

La comunicación, tanto interna como externamente, debe realizarse de forma efectiva para el correcto desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001. Así cualquier información relevante en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo va a ser transmitida por el canal correcto y será recibida y emitida por la persona que corresponda.

La comunicación interna debe transcurrir de forma correcta entre todos los niveles de la organización, el flujo debe ser seguro y adecuado para que no haya pérdidas importantes de información.

Con la comunicación interna, los trabajadores de la organización podrán conocer, en cualquier momento, a los aspectos más relevantes del Sistema de Gestión de SST OHSAS 18001, de igual forma que los empleados podrán informar a los mandos más altos de la organización de las incidencias que sucedan.

Normalmente las comunicaciones internas son:

• Sobre la política de SSO de la organización.
• Sobre riesgos.
• Sobre el progreso de la eliminación de peligros.
• Convocatorias para cursos de formación o reuniones.
• Comunicaciones de accidentes o incidentes.
•  Sugerencias para mejorar.

Si la organización cuenta con contratistas o visitantes, también tendrá que aplicar ciertos mecanismos de comunicación.

El alcance de este tipo de comunicación solo abarca los riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional tratados conjuntamente entre las partes involucradas.

La comunicación debe ser efectiva antes del inicio de cualquier actividad del contratista, y será sobre información relativa a prácticas seguras de trabajo, controles operacionales…siempre relacionados con el trabajo específico que van a ejecutar.

Para los visitantes la comunicación se ajustará a señales de aviso y barreras de seguridad, así como cualquier otro comunicado verbal o escrito que les informe de las precauciones a tomar en la instalación durante su visita.

A la hora de tener que hacer una comunicación externa, la organización debe establecer la metodología de uso para recibir, documentar, y responder a las partes interesadas. Entre las partes interesadas podemos resaltar a autoridades, población local, grupos ecologistas, clientes, proveedores y subcontratistas, accionistas, aseguradoras o el público en general.

El tipo de comunicación externa, referente al Sistema de Gestión de la SSO OHSAS-18001, más habituales son:

• Comunicaciones ligadas a trámites de licencias y autorizaciones a la administración.
• Aspectos específicos del Sistema de Gestión de la SST OHSAS18001 a las partes interesadas.
• Multas administrativas causadas por incidencias en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Consulta y participación

Cualquier consulta es un punto importante en el quehacer preventivo de la organización. Normalmente estas consultas junto con la participación de los trabajadores forman un requisito significativo en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001.

Son necesarios establecer, implantar y mantener procedimientos para:

• Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles.
• Participación en investigación de incidentes.
• Implicación en el desarrollo y la revisión de las políticas y objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Actuación ante cambios que afectan a la SST.
• Realizar consultas a los contratistas cuando sucedan cambios que afecten a su SSO.

Con este información es fácil reconocer la importancia que tienen estos tres procesos en una organización, tratándose en este caso de la Seguridad y Salud Ocupacional, por tanto no debe pasarse por alto ningún problema que ponga en peligro la comunicación, participación y consulta.

Software para OHSAS 18001

Para hacer más efectiva la comunicación, participación y consulta se pueden utilizar herramienta que automatizan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 como el Software ISOTools. Este software está compuesto por aplicaciones que se ajustan a la utilidad y requisitos de estos sistemas, aportan respuestas y soluciones rápidas, y sobre todo hacen efectiva la comunicación entre todos los niveles de la empresa.

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