Norma OHSAS 18001

OHSAS 18001 establece unos Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo que en la mayoría de los casos son auditados. Para ello la organización en cuestión debe poner en marcha unas actividades preparatorias que le asegure la eficacia del proceso.

El valor de las auditorías radica en obtener la certificación del sistema. Una certificación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo puede suponer para la organización ventajas como las siguientes:

• Reducir el número de accidentes, y por tanto las pérdidas de tiempo en producción, costes…
• Facilita el cumplimiento de la legislación aplicable en cada país.
• Adquiere un compromiso proactivo que asegura la seguridad y protección de los trabajadores.
• Mejora la imagen y reputación de la organización.
• Facilitar la integración con otras normas de gestión.
• Representa una garantía ante las partes interesadas.

A continuación comentaremos las actividades preparatorias de las que hablábamos para poner en marcha una auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.

Designación del líder del equipo auditor.

Debe existir un responsable de gestionar el programa de auditoría, y por tanto de designar el equipo auditor. Este equipo deberá nombrar un auditor líder, que será seleccionado por su experiencia, aunque no conozca en profundidad la organización a auditar.

Definición de los objetivos, alcance y criterios de auditoría.

Los objetivos de la auditoría serán:

• Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión con los criterios de auditoría.
• Evaluar la capacidad del Sistema de Gestión para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
• Evaluar la eficacia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 para conseguir los objetivos y compromisos que se especificaron.
• Identificación de áreas de mejora en el sistema.

El alcance de la auditoría describirá su extensión y límites en los siguientes términos:

• Sedes y ubicación.
• Qué parte o partes de la organización van a ser auditadas.
• Actividades cubiertas por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.

Por otro lado, el alcance será definido por la organización auditada pero se necesita la confirmación de la entidad que certifica, para evitar equivocaciones.

Y, para terminar con esta actividad, los criterios de auditoría son:

• Estándar OHSAS 18001:2007.
• Documentación del Sistema de Gestión.
• Legislación.
• Especificaciones contractuales.
• …

Determinación de la viabilidad de la auditoría.

Los factores que indicutiblemente determinan la viabilidad de una auditoría OHSAS-18001 son:

• La disponibilidad de la información, y si es apropiada o no.
• Cooperación por parte de la organización auditada.
• Tiempo y recursos con los que se cuentan.

Determinación de los días de auditoría necesarios.

En este punto hay que tener en cuenta aspectos como el tamaño de la organización, la complejidad de los procesos de la misma, el riesgo de la actividad… Es un elemento que varía de una auditoría a otra.

Selección del equipo auditor.

El equipo auditor elegido debe contar con todos los requisitos de competencia que se enumeran a continuación:

• Conocimientos generales sobre el desarrollo de la auditoría de OHSAS18001.
• Competencias en auditorías de Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Capacidad para comprender los conocimientos concretos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Capacidad para identificar requisitos legales y reglamentarios.

Establecer contacto inicial con el auditado.

Establecer un contacto inicial con el auditado es esencial para poder ultimar todos los acuerdos de la auditoría.

Normalmente, a los auditores líder se les recomiendan contemplar la posibilidad de realizar una auditoría previa para conseguir mucha más información y poder ver la complejidad y extensión de la organización.

Esto sirve para establecer un primer contacto con el responsable de la organización, y así poder exponerle la metodología y el desarrollo de la auditoría OHSAS 18001.

Esta visita previa plantea otra oportunidad, y es que puede servir para prevenir posibles problemas que pudieran darse durante el desarrollo de la auditoría y evitar problemas de cooperación.

Lo más complicado lo encontramos cuando la organización que se está sometiendo a auditoría tiene un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 sin documentar. En este caso el auditor tendrá que investigar cómo funciona el sistema y cómo se gestiona y controla.

Estas visitas, en las que nos encontramos con sistemas no documentados, deberán ser más completas y minuciosas. Es aconsejable que el auditor prepare una lista de comprobación fundamentada en los resultados de la investigación ejecutada.

Estas son las actividades que debería plantearse cualquier organización que quiere certificar su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001, aunque en ocasiones se trata de actividades que deben acordar tanto auditor como auditado.

Software para OHSAS 18001

Existen herramientas, como el Software ISOTools, que automatizan los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001. Esta herramienta ofrece ventajas como la obtención de resultados excelentes, facilidad en la toma de decisiones, ahorro de tiempo y costes o la mejora del trabajo en equipo.

La entrada OHSAS 18001 Preparándonos para la auditoría se publicó primero en Nueva ISO 45001.

OHSAS18001

OHSAS 18001 puede ser auditada según tres tipos de auditorías que comentaremos en este post.

Hablamos de auditorías de primera parte, de segunda y de tercera parte.

Auditorías de primera parte

También las conocemos como auditorías internas y son realizadas en la mayoría de casos por la empresa, aunque también es una actividad que se puede subcontratar. Consisten en auditorías de una organización o parte de ella que se ejecutan según los requisitos establecidos en la cláusula 4.5.5 de la norma OHSAS-18001.

En este capítulo la norma dice que la organización debe asegurarse de que las auditorías internas del Sistema de Gestión de SST llevadas a cabo en la organización se realizan periódicamente para:

• Determinar si nuestro Sistema de Gestión de SST OHSAS18001:
  • Se adecua a las disposiciones planificadas para la gestión de la SST, incluyendo los requisitos de la norma.
  • Ha sido implantado correctamente y se mantiene igual.
  • Es lo suficientemente eficaz como para cumplir con la política y objetivos de la organización.
• Suministrar información sobre el resultado obtenido en la auditoría.

Estos resultados sirven para planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría, sin olvidar tener en cuenta además las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organización.

Por otro lado OHSAS 18001 también indica que es necesario contar con uno o varios procedimientos de auditoría que traten sobre:

• Responsabilidades, competencias y requisitos para planificar y ejecutar estas auditorías, comunicar los resultados y mantener los registros ligados a dichas auditorías.
• La determinación de los criterios de auditoría, el alcance de la misma, la frecuencia y los métodos empleados.

Este tipo de auditorías son planificadas para trabajar, como hemos citado arriba, sobre la base de un programa establecido en los diferentes departamentos de la organización. El objetivo de todo esto es garantizar que se respetan las actividades del Sistema de Gestión de SST y los requisitos de la norma OHSAS-18001. Y como último fin es promover la mejora continua del sistema.

Auditoría de segunda parte

Son también llamadas auditorías a proveedores, las ejecuta el cliente sobre éstos. El objetivo principal de este tipo de auditorías es minimizar los riesgos del negocio ligados a las compras, subcontrataciones, outsourcing y la gestión de la cadena de suministro.

Normalmente, una organización acepta el hecho de que su proveedor tiene el certificado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001 como prueba del cumplimiento con los requisitos de la SST, y no realiza ningún tipo de auditorías. Pero si el proveedor posee un Sistema de Gestión de SST que no está certificado, es aconsejable que la organización ejecute las auditorías correspondientes, contando con el equipo auditor cualificado pertinente.

Estas auditorías también necesitan de la preparación de un programa. De ellas resultan acciones correctivas que el auditado tendrá que aceptar e implantar. En este caso es más que necesario aceptar las acciones correctivas propuestas por el auditor, ya que de él depende la valoración del proveedor.

Auditorías de tercera parte

Estamos ante las auditorías de certificación. Son ejecutadas por una entidad auditora independiente, ajena a la organización auditada. Este tercer tipo de auditoría es mucho más formal y se realiza para obtener el certificado de conformidad con los requisitos del estándar OHSAS 18001.

En este caso, el auditor no puede aconsejar a la organización auditada sobre las acciones correctivas que deben tomar.

Existen dos fases en las que se divide el desarrollo de este tipo de auditorías:

• Fase primera o fase inicial.

En esta primera fase se realiza la planificación de la auditoría. Sirve además como evaluación para comprobar si el sistema es sólido y si tiene la madurez suficiente para conseguir el certificado. Suele ser una etapa fácil, pues normalmente este tipo de auditorías siguen una rutina ya modelada.

• Fase segunda o fase principal.

Consiste en una auditoría completa del sistema. Se enfoca en valorar la adecuación, capacidad y eficacia del Sistema de Gestión de SST OHSAS-18001.

Estas auditorías, incluyendo los tres tipos, siempre se desarrollan para lograr unos propósitos o por diferentes motivos, entre ellos:

• Para seleccionar un subcontratista.
• Para comprobar el funcionamiento de un subcontratista a lo largo de la duración del contrato o del desarrollo de un proyecto.
• Para comprobar el funcionamiento y las mejoras del sistema.
• Para resolver un problema. Las actividades de esta auditoría son examinadas para aclarar e identificar las causas de un problema en el Sistema de Gestión de SST OHSAS18001.
• Para obtener la certificación del sistema.

Las actividades de auditoría, incluyendo los tres tipos, del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 van a estar alineadas en cumplir con unos objetivos:

• Determinar áreas de mejora.
• Eficacia del Sistema de Gestión de SST.
• Conformidad del Sistema de Gestión de SST.
• Cumplir con los requisitos legales.
• Evaluar subcontratistas.

Software para OHSAS 18001

Existen herramientas como el Software ISOTools que facilitan la gestión de cualquier tipo de auditoría de OHSAS 18001 y además las agiliza. Este software, por otro lado, permite establecer un cronograma de las auditorías a ejecutar y planificar las acciones que se van a llevar a cabo para cumplir con el mismo.

La entrada OHSAS 18001 Auditorías en un Sistema de Gestión de SST se publicó primero en Nueva ISO 45001.

OHSAS 18001

OHSAS 18001 es una norma que puede ser auditada y certificada. Hablamos de auditoría como la comprobación de una muestra que tomamos del funcionamiento del Sistema de Gestión de la SST OHSAS-18001 frente al funcionamiento teórico/práctico de ese mismo sistema.

Esta muestra que se va a tomar ha de ser lo más fiel, exacta y verídica posible al funcionamiento real que está teniendo el sistema para que las conclusiones que se puedan sacar sean lo más ciertas, seguras y provechosas.

En un porcentaje elevado, hay que tener en cuenta que la información sobre qué está ocurriendo con un Sistema de Gestión de SST, la obtenemos de los propios ejecutores de las disposiciones de ese sistema, es decir, de personas. Hay que ser escrupulosamente cuidadosos sobre cómo, qué, a quién y cuándo preguntamos.

Consideraciones previas a la auditoría

Antes de realizar una auditoría de OHSAS18001, es importante tener en cuenta los siguientes pasos:

A. Cualificación de los auditores

Es necesario que el personal que participe en la auditoría esté lo suficientemente formado. Como mínimo el auditor debería:

• Conocer al detalle el estándar de la normativa OHSAS 18001.
• Aceptar la filosofía y los principios de la Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Contar con las aptitudes adecuadas para las relaciones con las personas de todas las áreas.
• Saber cómo usar las preguntas para averiguar los hechos de una situación.
• Cuando sea necesario, conocer la empresa y su tecnología.

 B. Listas de chequeo

Son muy útiles y debería hacérselas uno mismo. Comúnmente suele ser un cuestionario de preguntas con respuesta simple (si o no) y de comprobación de determinadas condiciones de trabajo compuesta por varios ítems que pueden contener una o varias preguntas según sea el caso.

Deberían estar disponibles en las situaciones siguientes:

• Para la falta de experiencia.
• Para consultar antes de la elaboración de la auditoría OHSAS-18001.
• Como último recurso, si el auditor no plantea más preguntas.
• Para conocer la “evidencia objetiva” de la auditoría.

Los auditores deberían oponerse a la utilización sistemática de las listas de chequeo. Para conseguir y alcanzar mejores resultados, es mejor utilizar el método de “ruedas libres” utilizando las listas de chequeo como ayuda para la memoria.

C. Programación

El tiempo utilizado en programar y reunir información es fundamental. Cuando se lleva a cabo una auditoría OHSAS18001, hay que saber elegir entre distribuir las áreas a los auditores (se auditarán en dichas áreas todos los requisitos aplicables del sistema) o repartir en partes iguales el total de los requerimientos del sistema. Se pueden efectuar las dos prácticas.

 A la hora de programar, hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Evitar distribuir el plan de auditoría con mucho tiempo de antelación. Con una o dos semanas de adelanto sobre la fecha prevista es más que suficiente.
• No desempeñar auditorías (en el caso de auditorías internas) con tanta asiduidad que la empresa se acostumbrara a depender de los fallos o deficiencias que encontramos en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 (SST) como si de inspecciones o actuaciones de seguimiento se tratasen.
• No sobrevalorar lo que se puede realizar en una jornada. Hay que planificarse días de ocho horas de trabajo, destinando tiempo a la coordinación y transición entre actividades y lugares.

Consejos para el auditor

Detallaríamos los siguientes consejos:

• No perder tiempo evaluando y comprobando los procedimientos escritos ya que los fallos se verán cuando se comparen los documentos con lo que ocurre en la práctica.
• Evitar personalizar los errores que se encuentren.
• Escuchar con atención. El trabajo que elabora un auditor es el de auditar, para nada debe entrar en discusiones.
• Gesticular o efectuar sonidos afirmativos para animar a que las personas se expresen libremente.
• Rehuir los comentarios y consejos críticos.
• Si se observa una no conformidad importante respecto a OHSAS 18001, asegurarse de contar con todas las pruebas necesarias para su constatación (evidencia objetiva). Si es así, debe completarse el informe en ese mismo momento.
• Si las respuestas obtenidas por los observadores no están conformes, es necesario continuar investigando hasta saber si es o no una no conformidad. En esta línea, asegurarse de que el auditado tiene clara la decisión del auditor.
• Redactar las no conformidades usando extractos de la normativa OHSAS 18001 lo que supone para el auditor una disciplina en el desarrollo del trabajo escrito y le confiere autoridad a sus informes.
• Ocupar un tiempo para intercambiar información y clasificar las no conformidades.

Adicionalmente a todo esto, existe una norma, ISO 19011:2002, que otorga un importante papel a la competencia y evaluación de los auditores Se basa en la constatación de:

• Cualidades personales.
• Habilidades para aplicar aptitudes y conocimientos.
• Educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorías.

Los auditores mejoran su posición y reputación mediante la participación y desarrollo continuado de auditorías.

Software para OHSAS 18001

Como mejora del proceso de auditoría, algunas organizaciones emplean herramientas como el Software ISOTools. Este software automatiza el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001, mejora su eficacia y facilita la labor del auditor.

La entrada Auditorías de OHSAS 18001:2007 se publicó primero en Nueva ISO 45001.

Norma OHSAS 18001

OHSAS 18001 es una norma auditable. La definición de auditor aparece en la norma ISO 19011:2002 descrita como la “persona con la competencia (atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades) para llevar a cabo una auditoría”.

Hay que diferenciar entre auditorías internas y externas de OHSAS-18001, teniendo por tanto:

• Auditores externos, son los auditores que no pertenecen a la empresa del auditado. Nos referimos a entidades o a individuos que son contratados por el cliente para que realicen una auditoría en su propia organización, o bien en la entidad de uno de sus subcontratistas o proveedores en representación suya.
• Auditores internos, son los auditores que pertenecen al personal interno de la empresa auditada. Se trata de empleados que, independientemente de las funciones que desarrollan en su organización, asumen el cargo de auditores internos respecto de aquellas áreas, funciones y departamentos en los que no tienen responsabilidad alguna.

Para seleccionar un equipo auditor se deberá asegurar que el equipo elegido cuente con todas las competencias incluyendo:

• Conocimientos generales sobre el desarrollo de auditorías.
• Habilidades en el esquema de seguridad y salud laboral, OHSAS 18001.
• Competencia para entender los procedimientos específicos relacionados (capacidad técnica).
• Saber identificar y entender los requerimientos legales y reglamentarios relacionados con las instalaciones y actividades de la empresa.

También es importante tener en cuenta las siguientes aptitudes:

• Imparcialidad e independencia.
• Desarrollo profesional.
• Formación necesaria.
• Capacidad de trabajo en equipo.
• Aceptación por parte del auditado.
• Disponibilidad.
• Conocimiento del lenguaje de la auditoría.
• Cuestiones culturales.

Las responsabilidades y funciones del auditor del Sistema de Gestión de SST OHSAS18001 son las siguientes:

• Cumplir con los requisitos de la auditoría y realizar la gestión de ésta según los procedimientos del cliente y al plan de auditoría acordados.
• Trabajar dentro de las tareas asignadas y del marco del alcance de la auditoría.
• Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría, así como a los auditados.
• Ayudar a entender los requisitos de OHSAS 18001 como Sistema de Gestión de la SST u otros documentos que determinen los criterios de auditoría.
• Planificar y desempeñar de manera eficiente y eficaz las responsabilidades asignadas.
• Recopilar y analizar las evidencias necesarias para valorar el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001 (SST) con los criterios de auditoría.
• Inspeccionar las observaciones de la auditoría.
• Estar atento en todas aquellas situaciones donde la evaluación del cumplimiento requiera mayor análisis.
• Comunicar los resultados de las observaciones de la auditoría tanto de forma oral como escrita.
• Comprobar la eficiencia de las operaciones de corrección desarrolladas como consecuencia de la auditoría, siempre que sean necesarias.
• Ayudar y cooperar con el auditor líder.
• Mantener la documentación necesaria de la auditoria.
• Conservar la confidencialidad.
• Actuar de modo ético.

Responsabilidades adicionales del auditor líder (líder del equipo auditor)

El auditor líder OHSAS 18001 es el responsable de todos los procesos de la auditoria y debe comprobar que todos los objetivos de la auditoria se han llevado a cabo. Asimismo, es el encargado de gestionar toda la auditoria y, por esta razón, tiene que contar con la competencia de liderazgo y gestión. Es el responsable de las decisiones finales en relación al desarrollo de la auditoría y la distribución y categorización de los hallazgos al tiempo que proporcionará las recomendaciones finales.

Por lo tanto, las responsabilidades adicionales del auditor líder incluyen:

• Reunir toda la información destacable requerida para llevar a cabo la auditoria.
• Trabajar en la selección de componentes del equipo auditor.
• Preparar el plan de auditoría y asignar las tareas a cada miembro del equipo.
• Comprobar que todos los documentos del trabajo requerido están preparados.
• Revisar que los documentos del Sistema de Gestión son los acordes.
• Representar al equipo auditor ante el cliente que va a ser auditado.
• Presidir las reuniones de apertura y cierre.
• Asegurar que el proceso de auditoría se desarrolla según lo previsto, incluyendo la necesidad de incluir nuevas personas en el equipo si fuera necesario.
• Asegurar que el equipo auditor realiza reuniones organizadas y coordinadas regularmente.
• Garantizar que se comunica con claridad los resultados de las auditorías y de sus conclusiones (incluyendo aquellos hallazgos de una no conformidad crítica).
• Presentación del informe final de la auditoría.

El perfil ideal del auditor

Entre ellas, destacamos las siguientes:

• Paciente.
• Analítico.
• Diplomático.
• Honesto.
• Formado.
• Autocrítico.
• Dialogante.

A los auditores de OHSAS 18001, se les pueden sumar otros colaboradores, tales como: auditores en prácticas, traductores e intérpretes, o incluso, observadores. Estos últimos suelen ser:

• Personas de la misma organización auditada que han manifestado su deseo de participar en la auditoría para su formación personal y profesional.
• Personas representantes de algún comprador.
• Personal de la entidad auditora cuya intención es evaluar al auditor con vistas a su registro y cualificación.

Estos observadores deben mantenerse imparciales en cuanto al desarrollo de la auditoría y no interferir en su ejecución. Su presencia debe estar autorizada por la dirección de la organización auditada.

Evaluación de las características del auditor

Esta evaluación se hace efectiva mediante una serie de parámetros que engloban las aptitudes profesionales (cultura, bases técnicas, formación específica y experiencia previas), aptitudes intelectuales (comprensión, memoria, intuición, capacidad de juicio, sentido de la organización y detección de errores), comportamiento social (honestidad, autocrítica, sentido de la responsabilidad, discreción firmeza, entereza, disciplina, carácter, espíritu de equipo, iniciativa, decisión, sociabilidad, espíritu de progreso y formación) y aptitudes físicas (salud, presencia, dinamismo y resistencia).

Bases fundamentales del auditor para el éxito de una auditoría

Para realizar correctamente una auditoría del Sistema de Gestión de la SST OHSAS-18001, el auditor ha de tener en cuenta una serie de premisas que deben ser seguidas durante la ejecución de la misma:

• Preparación:

  La calidad de la preparación determina la calidad de la auditoría:

  • Analizar la documentación.
  • Preparar las listas de comprobación.
  • Estar formado.

• Saber expresarse:

Para que entiendan sus preguntas, razonamientos y opiniones.

• Saber escuchar:
  • Saber pensar y callarse en nuestra opinión y en nuestra respuesta.
  • Ser conscientes de nuestras actitudes, comportamientos e influencia.

• Saber hacer hablar:

Para poder profundizar, reenfocar y detallar los temas de interés.

Software para OHSAS 18001

Para preparar la auditoría del Sistema de Gestión de la SST OHSAS18001 y facilitar la aprobación de la misma existen herramientas, como el Software ISOTools que automatizan este y otros sistemas de gestión. La automatización permite una gestión más eficaz y eficiente.

La entrada El auditor según la norma OHSAS 18001:2007 se publicó primero en Nueva ISO 45001.