Norma OHSAS 18001

OHSAS 18001 genera, durante su implementación y puesta en marcha, una serie de registros que deberemos controlar.

Estos registros aparecen como consecuencia de la aplicación de cada uno de los requisitos de OHSAS-18001, la norma por excelencia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Para ello la propia norma nos da una serie de indicaciones a seguir.

Es necesario, al igual que en otras cuestiones, que la organización cuente con procedimientos para, en relación con los registros:

• Identificar.
• Almacenar.
• Proteger.
• Recuperar.
• Establecer un tiempo de retención y la disposición de los mismos.

Un registro es un tipo especial de documento que aporta resultados o evidencias procedentes de las actividades ejecutadas. Toda la información que, como decíamos al principio, se genera al implantar o poner en marcha un Sistema de Gestión de la SST OHSAS-18001, se puede clasificar como un tipo de registro de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Esta información puede estar recogida en soporte papel, informático, o de cualquier otro tipo. Sea como sea debe aportar evidencias de la conformidad con los requisitos y el buen funcionamiento del Sistema de Gestión de la organización.

Los registros deben ser idóneos para el proceso en el que están integrados y para las personas que deberán manejarlos. El objetivo es que la información suministrada sea suficiente para comprobar que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001 funciona de manera correcta y eficaz y están siendo gestionados sus riesgos de SST.

Algunos registros son exigidos por el estándar de un modo obligatorio.

Identificación de los registros

Todos los registros de Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser claramente identificables, no deben ser ambiguos. Para la identificación se puede emplear un título o un código que la organización tendrá que establecer.

La organización deberá establecer si los registros van a recogerse en algún formato preestablecido por ella o se van a tratar en formato libre. Sea cual sea la opción elegida, la organización tendrá que establecer una sistemática para controlar la revisión, aprobación, distribución, actualización y control de los formatos.

Almacenamiento, protección y conservación de los registros

De igual forma, la organización deberá indicar la forma en que almacenará los registros, tanto si son de carácter temporal o definitivo, y muy importante, deben permanecer legibles, identificables y recuperables.

El sistema elegido de almacenamiento y los lugares escogidos deben garantizar que los registros permanecerán protegidos ante los posibles daños que pudieran darse.

Si tenemos registros electrónicos no podemos olvidar instalar sistemas antivirus y el almacenamiento de copias de seguridad.

Recuperación, tiempo de retención y disposición

La organización deberá indicar el tiempo de recuperación de los registros, tanto para archivos temporales como definitivos, al igual que el tiempo de conservación para el último tipo.

Un factor importante a tener en cuenta en este punto son los requisitos legales aplicables para la conservación de determinados registros, que en cada caso puede ser diferente.

Algunos de los registros que podemos encontrarnos en un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 son, entre otros:

• Registros de formación.
• Registros de identificación de peligros y evaluación de riesgos.
• Informes de no conformidades.
• Informes sobre incidentes en Seguridad y Salud Ocupacional.
• Resultados de auditorías.
• Resultados de seguimiento y medición.
• Registros de inspección y mantenimiento.
• Resultados de revisiones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.
• Decisiones sobre comunicaciones externas.
• Registros de quejas sobre SST.
• Registros de los requisitos aplicables.
• Registros de cumplimiento legal.
• Información sobre desempeño en SSO.
• …

Si nos vamos al texto de la norma OHSAS 18001 veremos que en muchos de los requisitos que contiene se nos pide que mantengamos registros sobre ellos. Y, en el punto 4.5.4. Control de los registros, podemos leer las condiciones que debe hacer la organización a este respecto.

En concreto, el texto de la norma OHSAS-18001 dice:

“La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su Sistema de Gestión de la SST y de este estándar OHSAS, y para demostrar los resultados logrados.

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables”.

En definitiva, los registros aportan una información muy valiosa para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001, por ello requieren un tratamiento delicado. Y la pérdida de ellos supone la pérdida de evidencias importantes.

Software para OHSAS 18001

Existen algunas herramientas, como el Software ISOTools, que permiten la automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001. Las ventajas de esta automatización son conseguir resultados excelentes, eficacia y efectividad, máximo retorno de la inversión, impacto positivo en el medio ambiente, facilidad en la toma de decisiones, gestión de conocimiento y mejora continua, ahorro de tiempo y de costes…

Este software cuenta con aplicaciones que dan respuesta a todos los requerimientos de la norma.

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OHSAS18001

OHSAS 18001 conforma un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que origina una serie de documentos imprescindibles para su correcto funcionamiento. Esta documentación si no es controlada, más que un soporte para el sistema, puede convertirse en un obstáculo para el mismo.

La documentación requerida por OHSAS-18001 aparece recogida en el texto normativo del estándar, debe incluir:

• Política y objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional.
• Descripción del alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Descripción de los principales elementos del Sistema de Gestión de SST OHSAS 18001 y su interacción.
• Documentos y registros demandados por la norma OHSAS18001.
• Documentos y registros determinados por la propia organización para lograr la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos ligados a la gestión de los riesgos de seguridad y salud ocupacional.

En el Sistema de Gestión de SSO OHSAS 18001 existen unos procedimientos documentados que describen la gestión de los procesos. En esta descripción se definen las actividades que tienen lugar en cada proceso, las personas que están involucradas en ellos y sus responsabilidades, los controles que se ejecutan para garantizar que los resultados obtenidos son conformes a los requisitos…

Por otro lado, existen además unas instrucciones que pueden denominarse de varia formas según la organización, y que describen detalladamente una actividad o tarea en cuestión. Estas instrucciones tienen como función principal dar apoyo técnico al desarrollo de los procesos.

El formato de estas instrucciones varía en función de las necesidades de la organización y del personal que conforma la misma. Podemos encontrarnos instrucciones en formato papel, diagramas de flujo, vídeos…

Los registros que se incluyen en OHSAS-18001 son un tipo especial de documento, cuya misión es aportar evidencias del desarrollo de procesos. Suele ser el tipo de documento más abundante en el Sistema de Gestión de SST.

OHSAS18001 permite a las organizaciones que ellas elijan el tipo y extensión de sus documentos, aunque en gran medida dependerá de:

• Tipo y tamaño de la organización.
• Complejidad e interacción de procesos.
• Competencia del personal.

Toda la documentación de la organización referente al sistema debe estar sometida a un control. Así la empresa deberá establecer, implementar y mantener procedimientos para:

• Aprobar documentos en relación a su adecuación para poder emitirlos correctamente.
• Revisar y actualizar documentos cuando se requiera.
• Garantizar que las versiones correspondientes a los documentos que se usan están disponibles.
• Asegurar que los documentos se mantienen legibles e identificables.
• Garantizar una correcta identificación, control y distribución de la documentación de origen externo y que la propia organización considera necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la SSO OHSAS 18001.
• Prevenir el uso de documentación ya obsoleta y aplicar una identificación adecuada para el caso de que dicha documentación se quiera conservar por cualquier motivo.

Estas prácticas permiten disponer de un control sobre aquellos documentos que tratan sobre el buen hacer de la organización.

Además, permiten mantener informados a todos los trabajadores de la organización, asegurando que el trabajo se hace de un modo seguro y evitando errores.

A continuación detallamos los tipos de controles más frecuentes ligados a la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.

Revisión, aprobación y emisión de documentos

La organización debería contar con unas prácticas de revisión y aprobación de documentos que se ejecuten antes de cualquier emisión de los mismos. Es esencial, por tanto, definir a las personas autorizadas que efectuarán la revisión y aprobación. Estas personas deberán contar con la autoridad y formación suficiente para desempeñar estas labores.

Es necesario también indicar cuál será la evidencia que servirá para demostrar que la revisión y aprobación han sido realizadas por las personas designadas. Normalmente esta evidencia no es otra sino la firma de los responsables en estos documentos. Si la documentación está en formato electrónico hay que definir otras alternativas, si puede ser, se podría usar la firma electrónica.

Esta revisión y aprobación no solo se aplica a documentos nuevos, también es necesaria en documentos que se vayan a actualizar.

Control de los cambios en los documentos

La organización debería contar con una sistemática que dé a conocer los cambios sufridos en un documento cada vez que éste es actualizado. Así se consigue mantener la adecuación del documento a lo largo de toda su vida útil.

También se deberá crear un control sobre las revisiones que se realizan para identificar la versión vigente de un documento, elemento importante para no hacer uso de versiones obsoletas.

Distribución de los documentos

Toda la documentación del Sistema de Gestión de la SST OHSAS-18001 debe estar disponible en los puntos de uso de la organización. Los documentos que se encuentren en dichos puntos deben estar legibles e identificables.

La información debe estar disponible para cuando sea necesaria, nos encontremos en la situación que nos encontremos, incluso en situaciones de emergencia. Aquí es importante resaltar documentación como los planos de ingeniería de las plantas, las fichas de seguridad de materiales peligrosos…

Documentos de origen externo

Los documentos que suelen manejar las organizaciones de origen externo suelen ser reglamentos, leyes y directivas, manuales de instrucciones de equipos y máquinas, listas de precios, procedimientos de trabajo…

Estos documentos deben estar controlados por la organización y serán distribuidos a todas las personas involucradas.

Control de documentos obsoletos

Si surge la necesidad de conservar documentación obsoleta se deberá identificar adecuadamente para no confundirla con la vigente y usarla en su lugar. La identificación debe ser clara e indeleble para garantizar su uso no intencionado.

Software para OHSAS 18001

El control de la documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001 puede ser una tarea compleja que se puede facilitar mediante herramientas como el Software ISOTools que cuenta con una serie de aplicaciones que dan respuesta a las necesidades de dicho sistema, entre las que se incluye la gestión de la documentación.

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