Norma OHSAS 18001

OHSAS 18001 centra su atención en la Seguridad y Salud de los Trabajadores de una organización en la que está implantada.

Todas las organizaciones necesitan de unas operaciones para lograr unos resultados en sus productos o servicios que se ajusten a los requisitos planteados. Durante estas operaciones van surgiendo peligros a los que se exponen los trabajadores, por ello es muy importante tenerlos en cuenta y tratarlos de la mejor manera posible dentro del Sistema de Gestión de SST OHSAS 18001.

La organización debe tener identificadas las operaciones y actividades que van ligadas a peligros también identificados. Para estos peligros es necesario contar con la implementación y mantenimiento de:

• Controles operacionales para el conjunto de la organización y las actividades que en ella se desarrollan. Se trata de controles que van integrados en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.
• Controles ligados a los bienes, equipos y servicios de la organización.
• Controles relativos a los contratistas y a los visitantes que pueda tener la organización.
• Procedimientos documentados, en el caso de que la ausencia de los mismos conlleve a desviaciones de los principios preventivos.
• Criterios operativos.

Todos estos controles nos permiten:

• Ejecutar prácticas seguras que a su vez nos garantizan el desarrollo de labores preventivas afines con los riesgos ocupacionales de la organización.
• Reducir el impacto de los riesgos ocupacionales mejorando la información que se aporta a los trabajadores de la empresa.

El objetivo de este control relacionado con OHSAS18001 no es procedimentar todas las tareas que se realizan en la organización. Cada entidad establecerá los procedimientos requeridos para ejercer un control sobre aquellas situaciones en las que la ausencia de una operativa adecuada podría traer consecuencias como desviaciones en el cumplimiento legal, de procedimientos o de la política de la organización.

La organización, tal y como dijimos al principio del post, deberá identificar las operaciones y actividades asociadas ligadas a riesgos ya identificados que necesiten aplicar medidas de control. La organización planificará estas actividades para que sean desarrolladas bajo condiciones específicas a través de:

• Creación de procedimientos que especifiquen como actuar cuando la situación nos conduzca a incurrir en desviaciones de la política y objetivos de prevención.
• Criterios de operación convenidos en los procedimientos.
• Creación de procedimientos ligados a los riesgos identificados de prevención respecto a equipos, servicios comprados, servicios usados por la organización… Incluyendo también los procedimientos y requisitos de comunicación con proveedores y contratistas.
• Creación de procedimientos para el diseño del entorno de trabajo, instalaciones, procesos, maquinaria, procedimientos de organización de trabajo, de operación… sin olvidar incluirla adaptación a las capacidades humanas.

Para poder llevar a cabo todo esto necesitaremos herramientas que conduzcan a la aplicación efectiva de indicadores de rendimiento, con el fin de controlar los riesgos de las operaciones, cumplir con los objetivos y políticas de seguridad y salud y cumplir los requisitos marcados. Esto requiere la determinación de unos elementos de entrada y de salida.

Los elementos de entrada ligados al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 pueden ser:

• Política y objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional.
• Resultados obtenidos de la identificación de peligros y la evaluación y control de riesgos.
• Identificación de requisitos.

La organización deberá establecer procedimientos para controlar los riesgos que hayan identificado, documentándolos para los casos en los que cualquier fallo origine accidentes o incidentes.

Puede ser preciso contar con procedimientos ajustados a situaciones en las que los riesgos se extiendan a clientes o instalaciones externas.

Las áreas que más frecuentemente originan riesgos suelen ser:

• Adquisición de bienes y servicios y uso de recursos externos.
• Tareas peligrosas como la identificación de las mismas, aprobación de métodos de trabajo, cualificación del personal para tareas peligrosas, autorización de trabajos peligrosos…
• Materiales peligrosos.
• Mantenimiento de instalaciones y equipos seguros.

Consideramos elementos de salida relativos al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS-18001:

• Dispositivos físicos como barreras o controles de acceso.
• Instrucciones de trabajo.
• Procedimientos.
• Alarmas.
• Señalización.

Los procedimientos de control operacional del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS18001 están destinados a controlar:

• Subcontratistas y actividades empresariales.
• Máquinas y su estado de conservación.
• Equipos de protección individual.
• Productos químicos con sus fichas de seguridad.
• Manipulaciones de cargas.
• Accesorios.
• Instalaciones, limpieza y orden.

Estos controles operacionales deben revisarse periódicamente para no permitir que pierdan su idoneidad y eficacia.

Por otro lado, sería buena opción establecer metodologías que determinen las circunstancias en las que se requieren nuevos controles o modificar los ya existentes.

En el caso de cambios operacionales debemos plantearnos la necesidad de proponer acciones formativas para los trabajadores.

Software para OHSAS 18001

Para poder identificar las actividades u operaciones que están asociadas a peligros podemos utilizar herramientas como el Software ISOTools, que mediante sus aplicaciones da respuestas a todos los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001.

La entrada OHSAS 18001: Control operacional se publicó primero en Nueva ISO 45001.

OHSAS18001

OHSAS 18001 conforma un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que origina una serie de documentos imprescindibles para su correcto funcionamiento. Esta documentación si no es controlada, más que un soporte para el sistema, puede convertirse en un obstáculo para el mismo.

La documentación requerida por OHSAS-18001 aparece recogida en el texto normativo del estándar, debe incluir:

• Política y objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional.
• Descripción del alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Descripción de los principales elementos del Sistema de Gestión de SST OHSAS 18001 y su interacción.
• Documentos y registros demandados por la norma OHSAS18001.
• Documentos y registros determinados por la propia organización para lograr la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos ligados a la gestión de los riesgos de seguridad y salud ocupacional.

En el Sistema de Gestión de SSO OHSAS 18001 existen unos procedimientos documentados que describen la gestión de los procesos. En esta descripción se definen las actividades que tienen lugar en cada proceso, las personas que están involucradas en ellos y sus responsabilidades, los controles que se ejecutan para garantizar que los resultados obtenidos son conformes a los requisitos…

Por otro lado, existen además unas instrucciones que pueden denominarse de varia formas según la organización, y que describen detalladamente una actividad o tarea en cuestión. Estas instrucciones tienen como función principal dar apoyo técnico al desarrollo de los procesos.

El formato de estas instrucciones varía en función de las necesidades de la organización y del personal que conforma la misma. Podemos encontrarnos instrucciones en formato papel, diagramas de flujo, vídeos…

Los registros que se incluyen en OHSAS-18001 son un tipo especial de documento, cuya misión es aportar evidencias del desarrollo de procesos. Suele ser el tipo de documento más abundante en el Sistema de Gestión de SST.

OHSAS18001 permite a las organizaciones que ellas elijan el tipo y extensión de sus documentos, aunque en gran medida dependerá de:

• Tipo y tamaño de la organización.
• Complejidad e interacción de procesos.
• Competencia del personal.

Toda la documentación de la organización referente al sistema debe estar sometida a un control. Así la empresa deberá establecer, implementar y mantener procedimientos para:

• Aprobar documentos en relación a su adecuación para poder emitirlos correctamente.
• Revisar y actualizar documentos cuando se requiera.
• Garantizar que las versiones correspondientes a los documentos que se usan están disponibles.
• Asegurar que los documentos se mantienen legibles e identificables.
• Garantizar una correcta identificación, control y distribución de la documentación de origen externo y que la propia organización considera necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la SSO OHSAS 18001.
• Prevenir el uso de documentación ya obsoleta y aplicar una identificación adecuada para el caso de que dicha documentación se quiera conservar por cualquier motivo.

Estas prácticas permiten disponer de un control sobre aquellos documentos que tratan sobre el buen hacer de la organización.

Además, permiten mantener informados a todos los trabajadores de la organización, asegurando que el trabajo se hace de un modo seguro y evitando errores.

A continuación detallamos los tipos de controles más frecuentes ligados a la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.

Revisión, aprobación y emisión de documentos

La organización debería contar con unas prácticas de revisión y aprobación de documentos que se ejecuten antes de cualquier emisión de los mismos. Es esencial, por tanto, definir a las personas autorizadas que efectuarán la revisión y aprobación. Estas personas deberán contar con la autoridad y formación suficiente para desempeñar estas labores.

Es necesario también indicar cuál será la evidencia que servirá para demostrar que la revisión y aprobación han sido realizadas por las personas designadas. Normalmente esta evidencia no es otra sino la firma de los responsables en estos documentos. Si la documentación está en formato electrónico hay que definir otras alternativas, si puede ser, se podría usar la firma electrónica.

Esta revisión y aprobación no solo se aplica a documentos nuevos, también es necesaria en documentos que se vayan a actualizar.

Control de los cambios en los documentos

La organización debería contar con una sistemática que dé a conocer los cambios sufridos en un documento cada vez que éste es actualizado. Así se consigue mantener la adecuación del documento a lo largo de toda su vida útil.

También se deberá crear un control sobre las revisiones que se realizan para identificar la versión vigente de un documento, elemento importante para no hacer uso de versiones obsoletas.

Distribución de los documentos

Toda la documentación del Sistema de Gestión de la SST OHSAS-18001 debe estar disponible en los puntos de uso de la organización. Los documentos que se encuentren en dichos puntos deben estar legibles e identificables.

La información debe estar disponible para cuando sea necesaria, nos encontremos en la situación que nos encontremos, incluso en situaciones de emergencia. Aquí es importante resaltar documentación como los planos de ingeniería de las plantas, las fichas de seguridad de materiales peligrosos…

Documentos de origen externo

Los documentos que suelen manejar las organizaciones de origen externo suelen ser reglamentos, leyes y directivas, manuales de instrucciones de equipos y máquinas, listas de precios, procedimientos de trabajo…

Estos documentos deben estar controlados por la organización y serán distribuidos a todas las personas involucradas.

Control de documentos obsoletos

Si surge la necesidad de conservar documentación obsoleta se deberá identificar adecuadamente para no confundirla con la vigente y usarla en su lugar. La identificación debe ser clara e indeleble para garantizar su uso no intencionado.

Software para OHSAS 18001

El control de la documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001 puede ser una tarea compleja que se puede facilitar mediante herramientas como el Software ISOTools que cuenta con una serie de aplicaciones que dan respuesta a las necesidades de dicho sistema, entre las que se incluye la gestión de la documentación.

La entrada OHSAS 18001 Control de la documentación se publicó primero en Nueva ISO 45001.