Norma OHSAS 18001:2007

Cuando una organización se plantea implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo bajo la norma OHSAS 18001:2007, que ayuda a prevenir los accidentes y conseguir los objetivos establecidos por la legislación, surge la gran duda de si se debe realizar por medios propios o acudir a entidades consultoras externas para que presten sus servicios.

Surgen muchas dudas, ya que todas las organizaciones conocen la situación de otras empresas en las que muchas veces la ayuda externo no les ha servido de mucho, o bien se ha complicado mucho la gestión diaria del Sistema de Gestión SST, o incluso si se realiza de forma interna puede ser que consuma mucho tiempo y no se consigan los resultados esperados.

Cuando se decide cómo hacerlo pueden plantearse los siguientes problemas.

Los problemas a la hora de realizarlo de forma interna pueden ser:

• Que se gaste demasiado tiempo, este tiempo puede salir de quitarlo de otras actividades necesarias para las organizaciones o del tiempo personal de los trabajadores.
• Que se produzcan graves errores durante la implementación.
• Se generan dudas a la hora de realizar las interpretaciones legales y cómo se deben aplicar.
• Que exista poca colaboración de otros departamentos, ya que se cree que la responsabilidad es sólo del departamento de prevención de la organización.

Los principales problemas que se presentan al realizarlo externamente suelen ser:

• El elevado coste económico que puede suponer para la organización.
• La falta de adaptación, es decir, que existan excesivos procedimientos.
• Que no se llegue a un acuerdo entre la consultora y el departamento de prevención de la organización.

Es por todo esto que debemos estudiar primero que opción es la que, a nuestra empresa, le vendrá mejor o será más adecuada.

1. Analizar el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según la norma OHSAS 18001:2007 con nuestros propios medios.

Debemos conocer a la perfección nuestra empresa:

• Nivel de implicación de las personas de la organización durante la gestión de la prevención, poniendo especial interés en la alta dirección que la que debe dar ejemplo a todos los miembros de la organización.
• Las actividades que la empresa puede realizar y los riesgos que pueden suponer. Como algo normal se puede entender que a mayor nivel de peligrosidad mayor implicación y mayor nivel de conocimiento para poder desarrollarlo.
• Realizar desempeños prácticos con otros sistemas de gestión que la organización ya tenga implementados.

Conocer los medios de los que disponemos.

• Competencia del personal técnico que existe para realizar la actividad de prevención.
• El número de personas que existen para el desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según la norma OHSAS 18001:2007.
• Estudiar las estadísticas de siniestralidad de la organización.

La organización debe tener claro los objetivos que desea conseguir.

Se debe realizar un análisis interno del coste que supone realizar el desarrollo de forma interna, mediante el cálculo de horas necesarias y personas implicadas se podrá asignar un coste de su ejecución. De esta forma conoceremos a la perfección el costo que puede suponer la implementación.

Analiza la mejora opción para implementar la norma OHSAS 18001:2007
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2. Analizar la realización mediante medios externos a la organización.

Los primero que debemos tener en cuenta es ¿Con qué consultoras queremos contactar?

• Esta puede ser la pregunta más difícil si lo deseamos hacer externamente, ya que una mala decisión en este aspecto puede hacer que nuestros resultados no sean los que teníamos en mente.
• Los principales problemas que existen a la hora de seleccionar la consultora son: existe un elevado número de consultoras, para ser consultor no es necesario contar con ninguna titulación oficial, los precios pueden ser muy diferentes de unas a otras, cada consultora puede seguir una metodología muy diferente, no tener referencia acerca de ninguna consultora.
• Los hándicaps que nos podemos encontrar hoy en día según los parámetros que utilizamos a la hora de seleccionar una consultar son: poca cultura en la selección de consultores más allá de los presupuestos económicos, poca preocupación en la aportación de conocimientos técnicos de los consultores que tienen que colaborar con nosotros, despreocupación por la metodología que pueden utilizar, desconocimiento de lo que se quiere contratar exactamente.

Lo aconsejable es realizar un sondeo entre clientes, proveedores, competencia, consulta en foros y páginas web para extraer información de, por lo menos, tres consultoras diferentes a las que solicitar presupuesto.

Se debe preparar una reunión para preparar la oferta. Durante esta reunión se debe conseguir que la consultora nos informe de:

• La experiencia con la que cuenta.
• La experiencia que tienen en la norma OHSAS 18001:2007.
• Las referencias de clientes que tienen, es decir, con los que ha trabajado.
• Las competencias que tiene el equipo consultor que va a trabajar con nosotros.
• La metodología que utilizan: que se adapten a nuestra organización y no al revés, nº de visitas u horas que dedicarán a nuestro proyecto, la implicación que deben tener otros departamentos de la organización, formación interna que deben realizar, el enfoque que se va a dar a la documentación y conocer el momento en el que el proyecto esté finalizado.
• Las personas de la empresa deben informar a los consultores de lo que buscan, los objetivos que persiguen y cómo se encuentra configurada la organización.
• La reunión nos servirá para analizar a la consultora.

Finalmente realizaremos la recepción y análisis de la oferta, durante esta fase debemos realizar una tabla comparativa de precios, dedicación y recoger los puntos fuertes y débiles que vemos en cada caso.

Software para OHSAS 18001:2007

Existen herramientas, como el Software ISOTools Excellence, que automatizan los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según la norma OHSAS 18001:2007. Esta herramienta ofrece ventajas como la obtención de resultados excelentes, facilidad en la toma de decisiones, ahorro de tiempo y costes o la mejora del trabajo en equipo.

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Norma OHSAS 18001:2007

Actualmente la norma OHSAS 18001:2007 es la que se utiliza para implantar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las organizaciones.

Aunque se está trabajando en su elaboración, no existe un estándar internacional sobre esta materia. Esto provoca algunas dificultades a la hora de elaborar un Sistema de Gestión Integrado, debido a la variabilidad referida tanto a la metodología utilizada como a la estructura del sistema resultante.

La decisión de incluir a la norma OHSAS 18001:2007 en un sistema de Gestión Integrado viene normalmente desde la alta dirección, aunque es cierto que en ocasiones viene precedida de una propuesta que hacen los responsables de alguno de los departamentos implicados.

Secuencia de integración de la norma OHSAS 18001:2007

Normalmente se utiliza una secuencia progresiva:

1. Implantar el Sistema de Gestión de la Calidad.
2. Integrar en el anterior el Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Las organizaciones no suelen integrar sus sistemas de forma simultánea.

Al utilizar la secuencia progresiva descrita es muy importante considerar que los sistemas de gestión que se van a incorporar posteriormente estarán condicionados por cómo se diseñó el primero, lo que puede implicar una pérdida de potencialidad al verse limitado.

El grado de integración de la norma OHSAS 18001:2007 con otras normas ISO en un mismo sistema de gestión difiere de una organización a otra, alcanzando mayor grado de integración en unos procesos y menor en otros.

Los procesos que la mayoría de las veces alcanzan un mayor grado de integración son la “gestión de la documentación” y la “revisión por la dirección”. Por otro lado, los procesos en los que hay mayores dificultades son el “establecimiento y planificación de objetivos” y el “seguimiento y medición de resultados”. Estos últimos procesos tienen gran importancia sobre el funcionamiento del sistema.

Dificultades, beneficios y desventajas de la integración de la norma OHSAS 18001:2007

Las dificultades más notables que aparecen frecuentemente en este sentido giran en torno a:

• La resistencia al cambio de las personas.
• Las diferencias existentes entre los estándares de sistemas de gestión. Este punto se está resolviendo poco a poco con la revisión de las normas ISO 9001 e ISO 14001 y la creación de ISO 45001, que contarán con la Estructura de Alto Nivel descrita en el Anexo SL.

Sin embargo los beneficios de la integración son múltiples, aunque dependen de varias circunstancias. Los más frecuentes son:

• Gran optimización de los recursos.
• Mayor capacidad para la consecución de objetivos.
• Mejora en la comunicación interna.
• Mejora de la imagen externa de la organización.

Las mayores desventajas que encontramos en la integración de la norma OHSAS 18001:2007 con otras normas ISO son:

• El incremento de la burocracia, debido a las limitaciones de la integración progresiva.
• Pérdida de flexibilidad del nuevo sistema respecto a los sistemas originales.

Estas desventajas deben gestionarse adecuadamente y serán solventadas en la fase de diseño del Sistema de Gestión Integrado.

Importancia de la integración de la norma OHSAS 18001:2007 con otras normas de sistemas de gestión

La integración suele venir dada normalmente por el Sistema de Gestión de la Calidad, el Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Actualmente no es posible disociar los diferentes sistemas de gestión, no se pueden tratar los aspectos ambientales sin tener en consideración los aspectos preventivos y de calidad. Todas las personas que forman parte de una organización deben pensar y actuar teniendo presente los tres sistemas, no sería práctico que para una tarea cualquiera hubiera que pasar tres filtros en lugar de uno que contemple los tres aspectos.

En un futuro, la norma OHSAS 18001:2007 será sustituida por la norma ISO 45001. La prevención está evolucionando positivamente dentro de la cultura empresarial, aunque podemos ver diferencias entre la pequeña, mediana y gran empresa.

En la mediana y gran empresa la prevención ha pasado de ser un aspecto que tenía que existir en ellas por imposición legal a ser un departamento más incorporado en la estructura dela organización y con el mismo nivel de importancia que cualquier otro.

En la pequeña empresa, al no disponer de la estructura necesaria para el desarrollo de las funciones preventivas se ven obligados a contratar servicios de prevención ajenos. Estos servicios deberían contar con una elevada regulación administrativa y una gran responsabilidad en temas de Seguridad y Salud en el Trabajo. De este modo, la cultura preventiva y la labor de la norma OHSAS 18001:2007 seguirán creciendo.

Software para la norma OHSAS 18001:2007

Actualmente existen soluciones como el Software ISOTools que dan cabida a la automatización y optimización de cada uno de los requerimientos que contiene la norma OHSAS 18001:2007 en el establecimiento de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Entre sus características podemos destacar su facilidad de uso, flexibilidad, funcionalidad, accesibilidad, confidencialidad, fiabilidad o su aporte para facilitar la toma de decisiones.

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