ISO DIS 45001

El estándar OHSAS 18001 será reemplazado próximamente por la nueva ISO 45001, el borrador DIS ha sido publicado recientemente. Uno de los principales cambios que se presenta en forma de cambios potenciales a la función de representante de la dirección. En la norma OHSAS 18001, de forma tradición, la alta dirección asignaba un representante que se hace cargo de muchas tareas del día a día de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, pero esto ha cambiado en el DIS 45001.

Representante de la dirección ¿Cuáles son las alternativas?

El DIS 45001 establece la rendición de cuentas sobre el desempeño del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo en un individuo o un miembro de la alta dirección. Es un cambio positivo, ya que elimina cualquier duda en cuanto a la responsabilidad de la salud de los trabajadores y el bienestar se encuentra dentro de la empresa, sin embargo, proporciona a la dirección algunas opciones para que se autorice la delegación de la responsabilidad de las tareas que se realizan en el día a día, después de todo una organización que utiliza a su director general para administrar los aspectos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo seguramente no va a obtener valor para la inversión económica que supone esa persona. Las opciones que nos presenta el DIS 45001 son:

• Un representante que sea una persona física: algunas empresas quieren continuar con este formato, ya que considera que ha funcionado en el pasado y puede funcionar en el futuro. Tenemos que contar con un par de consideraciones; la primera es que la familia de norma ISO se encargan de la mejora continua y este cambio representa una oportunidad para mejorar nuestro Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y el segundo es que se encuentran con uno de los temas fundamentales en cualquier Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, la de riesgos y oportunidades.
• Un miembro de la alta dirección: como hemos indicado anteriormente, existen algunas tareas dentro de la coordinación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que ofrecen a su empresa valor añadido si se nombra a un miembro de la alta dirección. Sin embargo, por los términos de los nuevos requisitos de liderazgo, resulta evidente que la organización necesita demostrar su compromiso, mantenimiento y mejora de la salud de sus trabajadores, además del bienestar mediante el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Varios individuos: esta opción también tiene cierto atractivo para muchas organizaciones, ya que se asume de forma correcta la aceptación y la consulta de los trabajadores siendo cosas muy positivas en la mayoría de organizaciones. En el lado negativo encontramos que a veces puede ser difícil de manejar cargas de trabajo y garantizar las tareas que se han completado de forma oportuna cuando se comparte entre varias personas.

Una organización debe encontrar la mejor solución para sus propias necesidades al elegir cómo administrar estas tareas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se sugiere que realizar una combinación de todas las opciones anteriores funciona mejor: un representante del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo específica y se encarga de coordinan dicho sistema de gestión mediante un empleado, con el apoyo visible de un miembro de la alta dirección, que de forma crítica, tiene que demostrar el liderazgo y ayudar con las tareas de comunicación para garantizar el nivel de conocimiento y la visibilidad del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo sigue siendo alta.

Un representante de la dirección administra las tareas dentro del Sistema de Gestión de SST
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Encontrar la solución que se adapte a su negocio

De forma independiente a la combinación de los métodos anteriores su organización tiene que elegir para obtener los mejores intereses de su negocio, esa debe ser la base de su decisión. El compromiso de los trabajadores es un aspecto crítico de cualquier Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y el peligro o la identificación del riesgo es mucho mayor gracias al compromiso de los trabajadores.

Al mismo tiempo, el compromiso de la dirección y el liderazgo son fundamentales para mejorar la conciencia de los trabajadores y asegurar que el canal de comunicación dentro de la organización es oportuna, eficiente y da la importancia correcta a los trabajadores. Por último, la participación de los trabajadores y la alta dirección en conjunto, en teoría, ofrece todos los ingredientes y la información para la mejora continua y para identificar e implantar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de forma continua, siendo el objetivo de la norma DIS 45001. Debe elegir la opción correcta de administración del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para que su organización pueda verse beneficiada.

Software OHSAS 18001

La mayoría de organizaciones ya usan herramientas como el Software ISOTools Excellence para optimizar su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001. Con él consiguen buenos resultados, buena satisfacción entre sus trabajadores y mejoran el rendimiento.

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DIS 45001

Continuamos viendo todos los puntos del borrador DIS 45001, en esta ocasión veremos el apartado 7 “Soporte”:

7.1 Recursos

La empresa tiene que determinar y proporcionar los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar de forma continua el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo basado en la norma ISO 45001.

7.2 Competencia

La empresa tiene que:

• Determinar la competencia necesaria para que los trabajadores que pueden verse afectados por su desempeño en la seguridad y salud en el trabajo.
• Se debe asegurar de que los trabajadores sean competentes, nos debemos basar en su educación, formación o experiencia laboral.
• Cuando se aplique, se deben tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
• Conservar toda la información de forma documentada, como evidencia de la competencia obtenida. Las acciones aplicables se pueden incluir en la formación de las personas que se encuentran empleados en la actual o contratar personas que ya tengan dicha formación.

7.3 Toma de conciencia

Los trabajadores tiene que tomar conciencia de:

• La política de seguridad y salud en el trabajo.
• Contribuir de forma eficaz al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, incluyendo los beneficios de la mejora del desempeño de seguridad y salud en el trabajo.
• Las implicaciones de no cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, incluyendo todas las consecuencias, reales o potenciales, de las actividades realizadas.
• La información y el resultado de la investigación de los incidentes ocurridos.
• Los peligros y los riesgos deben estar acorde a la seguridad y salud en el trabajo.

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La empresa tiene que definir todos los objetivos
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7.4 Información y comunicación

Las empresas deben establecer la información y las comunicaciones internas y externas pertinentes al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que incluyan.

• Qué informar y qué comunicar
• Cuándo informar y comunicar
• A quién informar y a quién comunicar: internamente entre los diferentes niveles y funciones de la empresa; con contratistas y visitantes al lugar de trabajo; con otras partes externas u otras partes interesadas
• Cómo informar y comunicar
• Cómo recibir y mantener la información documentada sobre las comunicaciones pertinentes y cómo responder a ellas.

La empresa tiene que definir todos los objetivos para conseguir mediante la información y la comunicación, además debe evaluar si esos objetivos para conseguir mediante la información y la comunicación. Tiene que evaluar si los objetivos se han alcanzado.

La empresa debe tener en cuenta aspectos de diversidad, cuando existan, al considerar sus necesidades de información y comunicación.

La empresa tiene que asegurarse de que, cuando sea apropiado, se consideran las opiniones de partes interesadas externas pertinentes sobre temas pertinentes al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

7.5 Información documentada

7.5.1 Generalidades

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa tiene que incluir:

• La información documentada requerida por la ISO 45001.
• La información documentada de la organización para determinar que necesita para la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

La extensión de la información documentada para un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que puede variar de una organización a otra, debido a:

• El tamaño de la empresa y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios.
• La competencia de los procesos y sus interacciones.
• La competencia de las personas.

7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la empresa tiene que asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:

• La identificación y la descripción
• El formato y los medios de soporte
• La revisión y aprobación con respecto a la idoneidad y adecuación

7.5.3 Control de la Información documentada

La información documentada requerida por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y por esta ISO 45001 se tiene que controlar para asegurarse de que:

• Esté disponible y sea idóneo para su utilización, donde y cuando se necesite.
• Se encuentre protegida de forma adecuada.

Para el control de la información documentada, la empresa tiene que abordar las siguientes actividades según corresponda:

• Distribución, acceso, recuperación y utilización.
• Almacenamiento y preservación, incluyendo la presentación de la legibilidad.
• Conservación y disposición final.
• Acceso por parte de los trabajadores, y cuando existan, los representantes de los trabajadores, a la información documentada pertinente.

La información documentada de origen externo que la empresa determina como necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se tiene que identificar, según sea apropiado.

El acceso puede implicar una decisión en relación con el permiso solamente para consultar la información documentada o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.

Software OHSAS 18001

Actualmente existen soluciones como el Software ISOTools Excellence que da cabida a la automatización y optimización de cada uno de los requerimientos que contiene la norma OHSAS 18001 en el establecimiento de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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