Ejemplos de no conformidades OHSAS 18001

Durante este artículo queremos exponer diferentes ejemplos de no conformidades OHSAS 18001. Es necesario conocer cuáles son los principales motivos que generan las no conformidades más comunes para no repetirlas.

Con el fin de evitar peligros potenciales, las auditorías de certificación tienen como objetivo la verificación de que las organizaciones no presenten no conformidades. ¿Sabías que el 80% de ellas responden al incumplimiento de algún requisito legal o documental? Y tú, ¿cumples adecuadamente con toda la normativa?

Las no conformidades son todos aquellos requisitos que no se corresponden a los requisitos de la norma OHSAS 18001, la documentación del sistema de gestión o la legislación aplicable al producto o servicio, por lo que la organización incumple con sus obligaciones. Hoy en día, cabe destacar que existe un gran volumen de compañías que no cumplen al 100% con todas las condiciones exigidas por las auditorías de certificación. Por lo que se hace evidente la falta de control y el descornamiento por parte del empresario. Aun así, cabe destacar que sí es posible realizar auditorías con cero no conformidades, pero para conseguirlo, es necesario conocer cuáles son las principales no conformidades más comunes:

• No identificación de los requisitos legales y otros requisitos: debe llevar un control exhaustivo de la identificación y el mantenimiento de los requisitos legales que aplican a su organización. Pueden ser vinculados a los procesos de fabricación y producción del producto, vinculados con la calidad, el medio ambiente e incluso a la seguridad y salud en el trabajo.
• Inadecuadas acciones correctivas y preventivas: se debe realizar un análisis de todas aquellas incidencias que suceden en la organización para mitigar las causas que las han generado.
• Descontrol de documentos: se debe asegurar de que todos los documentos del sistema de gestión han sido aprobados y distribuidos a los usuarios de su organización, evitando la utilización de versiones obsoletas.

A continuación veremos ejemplos de no conformidades OHSAS 18001, separadas por área:

Control de documentación

• Deficiente control de copias distribuidas. Durante la auditoría aparecen copias de ediciones o revisiones de procedimientos obsoletos en los cajones del personal de la empresa.
• Existencia de listados de documentación y registros que contemplan la fecha de aprobación y estado de revisión de los documentos sin actualizar de forma debida tras la realización de cambios.
• Documentación aplicable no disponible para los responsables.
• Responsabilidades de revisión y aprobación de documentos que no han sido llevados a cabo, los nombres o las personas responsables de la revisión y aprobación que no coinciden con la realidad de las tareas.
• Distribución informática de los documentos del sistema sin proteger los documentos contra los cambios y sin indicar que las copias impresas carecen de valor.
• Existencia de formatos de registro y requisitos no citados en la documentación del sistema.

Las no conformidades son todos aquellos requisitos que no se corresponden a los requisitos
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Control de registros

• Se asigna un periodo de conservación erróneo en el listado de registros.
• No considerar registros del sistema. Los registros de origen externo utilizados en el sistema como albaranes y facturas de proveedores.
• Diseñar formatos de registro de los que se dejan campos sin cumplimentar.
• Deficiente control y documentación de las rutinas de copias de seguridad.
• Ausencia de trazabilidad documental entre todos los registros.
• Ausencia de registros citados en la documentación del sistema.

Acción correctiva y preventiva

• Las acciones correctivas y preventivas no se encuentran encaminados a eliminar la causa real de las no conformidades reales o potenciales.
• No se encuentran definidas las responsabilidades y la metodología para la apertura de las acciones correctivas y preventivas.
• No existe evidencia de la comprobación de la eficiencia de las acciones, las acciones han sido cerradas sin comprobar si las no conformidades aparecen.
• No existe trazabilidad en los documentos con las no conformidades, auditorías o antecedentes que originan la apertura de acciones correctivas y preventivas.
• Se detecta que las acciones preventivas son en realidad correctivas porque existen no conformidades previas.
• No existe evidencia documentada de las reuniones del comité de calidad en las que se decide la idoneidad de la apertura de las acciones, en contra de lo especificado en procedimiento interno de la empresa.

Software OHSAS 18001

La eficacia y eficiencia de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es esencial para cumplir con el objetivo de disminuir las no conformidades, además de prevenir los accidentes laborales. Para no perder ni eficacia ni eficiencia podemos recurrir a la automatización del mismo mediante herramientas como el Software ISOTools Excellence. Este software está diseñado de tal forma que da respuesta a cada uno de los requisitos que contiene OHSAS 18001, consiguiendo resultados excelentes.

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